En la venta se muestra la tabla que se abre. Se debe seleccionar la tabla o la consulta (o ambas) que interesa en la ficha respectiva haciendo click sobre el botón Añadir y finalmente pulsando sobre Cerrar. Para seleccionar más voces en un orden suelto, haga click manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Para seleccionar todas las voces, haga click sobre la primera y después sobre la última, manteniendo pulsada la tecla Mayús., o bien haga click en la primera y arrastre.
En la venta Consultas de selección aparecerá una lista de campos. Se puede hacer click sobre el nombre de campo y arrastrarlo a la fila inferior llamada Campo. Cada columna contiene las informaciones relativas al campo influido en la consulta. Para agregar más campos es suficiente con seleccionar los campos deseados manteniendo pulsada la tecla Ctrl y después arrastrarlos todos juntos a la cuadrícula QBE (consultas por ejemplo: Query By Example). Para añadir todos los campos juntos, se debe seleccionar el asterisco situado en la parte superior de la lista de los campos y arrastrarlo hasta la cuadrícula. Si se han seleccionado más tablas, se podrán ver las líneas que las unen (join) y que nos muestran de qué modo un registro de una tabla está vinculado con el registro de otra.
Tipos de datos:
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access2000 son:
Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
